Kolik stojí ruční zpracování dokladů a dá se to vůbec spočítat?

Může se zdát, že práce účetních je jednotvárná: sedíte u počítače, přebíráte, kontrolujete, přepisujete a účtujete doklady.

Realita je ale jiná, do kompetencí téměř každé účetní spadá mnoho dalších úkonů: nepopulární řešení neuhrazených pohledávek, posílání upomínek, telefonování, zjišťování, kde se toulají doklady atd.

Nedávno jsem byla svědkem toho, kdy kolegyně říká: „Představ si, volala jsem do firmy, protože už mě tady dva měsíce svítí neuhrazená faktura za nemalou částku. Paní se omlouvala a říkala, že bohužel naši fakturu v systému nemají, asi se ztratila při schvalování.“

Kolegyně se zeptala: „Kdy můžeme úhradu očekávat?“

Paní na druhém konci telefonní linky odpověděla: „Víte, u nás zpracování faktury trvá přibližně týden, tak snad koncem měsíce. Nezlobte se, ale rychleji to nedokážeme…“

Co se dělo s fakturou po našem odeslání e-mailem, která byla ve formátu PDF včetně ISDOCu: 

• Paní, které kolegyně volala, ji dostala do e-mailu a následně ji vytiskla a opatřila datem přijetí.
• Služba na faktuře byla objednaná produktovým manažerem, šla za ním, aby fakturu opatřil číslem zakázky a střediska.
• Protože částka na faktuře byla vyšší než 50 000 korun, podléhala schválení finančním ředitelem. Tak šla do jeho kanceláře, a protože byl nepřítomen, nechala mu fakturu na stole.
• Další den mu volala, že je to urgentní, zda už fakturu podepsal. Odpověď byla, že se k tomu z časových důvodů nedostal.
• Třetí den už má schválenou fakturu u sebe a přepisuje ji do počítače. Pěkně postupně, číslo, datum, adresa, středisko, zakázka, činnost, položka, cena atd.
• Konečně je faktura v účetním systému.
• Teď ještě podepsaný a schválený „originál“ opatřit číslem dokladu z účetního systému, zajít si pro příslušný šanon a založit na správné místo. A samozřejmě archivovat po nezbytně nutnou dobu.
• Zároveň originál naskenovat a přiložit k pořízenému dokladu v účetním systému.

Ještě se divíte, proč zpracování jedné faktury může trvat týden? Tato situace popisuje pouze dva schvalovatelé. Co když jich bude více? Nebo se bude čekat na další doklady k faktuře?

Dokáže někdo spočítat čas účetní, produktového manažera nebo finančního ředitele? Nehledě na to, že takových faktur je mnoho, a při tomto postupu se faktury mohou ztrácet, založit nebo někde zapomenout.

 

„PROČ UŽ KONEČNĚ NEZAČÍT POUŽÍVAT MODERNÍ TECHNOLOGIE A CELÝ PROCES DIGITALIZOVAT A AUTOMATIZOVAT? VŽDYŤ JE TO TAK SNADNÉ. ÚČETNÍM SE UVOLNÍ RUCE A MOHOU SE VĚNOVAT DŮLEŽITĚJŠÍ PRÁCI NEŽ PŘEPISOVÁNÍ A BĚHÁNÍM S DOKLADY PO FIRMĚ.“

„JAK TO UDĚLAT? ZAČNĚTE POUŽÍVAT DATARIOS!“ 

S Datariosem zpracujete fakturu doslova na pár kliků a nikdy se Vám žádná neztratí. 

1. Ve vstupní frontě aplikace Datarios uvidí obsluha došlou fakturu od Vašeho partnera. Na základě obsahu pošle fakturu schvalovatelům na schválení.
2. Schvalovatelé obdrží emailovou notifikaci o nutnosti schválení faktury. Schválení mohou provádět kdekoliv, i pomocí mobilního telefonu. K faktuře mohou doplnit další potřebné informace důležité pro účtování.
3. Když je doklad schválen, automaticky se vytěží a je předán účetní, která na jeden klik zaúčtuje doklad do účetního systému, a to včetně přílohy.
4. Automaticky se doklad zarchivuje, a to včetně digitální stopy jeho zpracování.

Pokud pracujete s opakujícími se doklady, Datarios je umí zpracovat bez nutnosti zásahu účetní. Všechny zmíněné kroky se dějí automaticky. 

DOKLADY BUDOU S MINIMEM PRÁCE ZAÚČTOVÁNY A PŘEHLEDNĚ ULOŽENY V DIGITÁLNÍM ARCHÍVU, BEZ NUTNOSTI UVOLŇOVÁNÍ DALŠÍCH PROSTOR A S KOMPLETNÍ DIGITÁLNÍ STOPOU, VČETNĚ ORIGINÁLU A PŘÍLOH! VŠECHNY DOKLADY MOHOU BÝT OPATŘENY ČASOVÝM RAZÍTKEM. DOKLADY V ARCHIVU NALEZNETE NA PÁR KLIKŮ, ŽÁDNÉ LISTOVÁNÍ A PŘEHAZOVÁNÍ ŠANONŮ.