Zjistěte, kteří z Vašich partnerů posílají doklady ve formátu ISDOC(x). Tyto doklady potom můžete elektronicky zpracovat. Jsou v zásadě tři možnosti, v jakém typu můžete ISDOC soubory obdržet:
1) Jeden PDF soubor a ISDOC soubor
PDF soubor obsahuje originál dokladu, který slouží jako vizuální reprezentace dokladu. ISDOC soubor nese XML informace pro elektronické zpracování, respektive pro import do účetního systému.
2) Jeden PDF soubor
Součástí PDF souboru je ISDOC soubor, který je uložen jako příloha v PDF souboru. Jak tedy takový soubor poznat? Zpravidla je to tak, že je na dokladu vyobrazeno logo ISDOC. V opačném případě musíte zkontrolovat obsah příloh v PDF dokladu. To je ale z hlediska elektronického zpracování dokladů neefektivní.
3) ISDOCX soubor
Je to zip archiv, který obsahuje ISDOC soubor a libovolný počet příloh.
I když je základní myšlenka používání formátu ISDOC perfektní, má pár omezení.
První omezení je, že ISDOC je určen pouze pro fakturaci v rámci České republiky. Vaši zahraniční partneři vám tedy budou jen těžko posílat doklady v takovém formátu.
Druhé omezení spočívá v tom, že ISDOC je standard, který definuje jednotný formát pro elektronickou fakturaci, ale postrádá komunikační kanál. Komunikačním kanálem může být například email. Pokud se dohodnete s vašimi partnery, aby vám posílali faktury ve formátu ISDOC emailem, máte skoro vyhráno.
Poslední omezení je v samotném importu ISDOCu do účetního programu. Zpravidla to funguje tak, že musíte ve vašem účetním systému použít průvodce importem, který vám import dokladu zajistí, což není úplně efektivní z hlediska času.
Dobrou zprávou je, že téměř všichni velcí výrobci účetních systémů podporují práci s ISDOC soubory. Ze zkušeností víme, že ISDOC faktury zastupují již desítky procent tuzemských faktur. A to není málo.
Jaká je role Datariosu?
Datarios ještě více zefektivní zpracování ISDOC faktur. Umí zpracovat všechny tři zmíněné formáty ISDOC. Zpracovává příchozí soubory jako balíčky. To znamená, že pokud obdržíte jednu ISDOC fakturu a tři přílohy, tak do Vašeho účetního systémů zaúčtuje fakturu a přidá k ní čtyři soubory: originál a tři přílohy. A to vše se může dít automaticky. Váš účetní systém ani nemusí formát ISDOC podporovat, vše zajistí Datarios.
Pomocí Datariosu nemusíte jenom ISDOC faktury přijímat, ale můžete je i vašim partnerům zasílat. Určitě jim tím ušetříte spoustu času.
