V desktopové aplikaci Datarios zobrazíte náhled přijaté faktury v záložce Vstupní fronta (1) v pravé části obrazovky pod záložkou Náhled (2). Pro otevření náhledu v externím prohlížeči PDF použijte ikonku Náhled (3).
Pouze uživatel s oprávněními Správa Vstupní fronty nebo Desktop správa může přiřazovat faktury jiným uživatelům. Pokud uživatel toto oprávnění nemá, může pouze jemu přidělený záznam vrátit zpět.
Ruční přiřazení faktury uživateli provedete ikonkou Převzít (1), popřípadě kliknutím pravým tlačítkem na dotyčnou fakturu a volbou Převzít (2).
Odebrání stávajícímu uživateli či předání jinému lze provést ze stejného umístění ikonami Předat (1) či Odebrat (1).
Automatické přiřazení uživatele k přijaté faktuře je třeba připravit v Nastavení (1), menu Vstupní fronta (2), Automatické přiřazení (3).
První možnost nastavení je přiřazení všech příchozích faktur jedinému uživateli (1). Provedené změny nastavení je třeba uložit tlačítkem Uložit (2).
Druhou možností nastavení je přiřazení faktury uživatelům na základě podmínek.
V přehledu uživatelů (3) lze upravit podmínky přiřazení, smazat uživatele či změnit jejich pořadí (je-li splněna podmínka přiřazení, validita podmínek dalších uživatelů v pořadí již není brána v potaz).
Nového uživatele lze přidat do přehledu tlačítkem Přidat (2).
Po vyplnění emailu uživatele (1) je třeba tlačítkem Přidat podmínku (2) nastavit podmínku či podmínky (3), jejichž splnění vyústí v přiřazení příchozí faktury danému uživateli.
Otevřete detail záznamu příchozí faktury dvojklikem, popřípadě klávesou Enter nebo mezerníkem.
Po zkontrolování a případné úpravě údajů provedete ruční import faktury tlačítkem Importovat (1). Jedná-li se o opakující se fakturu, je možné z detailu faktury uložit šablonu (2) pro její automatickou aplikaci a automatický import do ERP.
Pokud nejsou vyplněna všechna povinná pole, je ikona Importovat (1) neaktivní.
Přehled existujících šablon v desktopové aplikaci Datarios naleznete v Nastavení (1), menu Vstupní fronta (2), Šablony (3).
V přehledu šablon můžete pomocí filtru zobrazit pouze své šablony (2).
U již existujících šablon lze provádět následující akce (3):
Tlačítkem Vytvořit (1) vytvoříte novou šablonu.
Veškeré úpravy se projeví až po stisknutí tlačítka Uložit (4).
Při tvorbě nové šablony je třeba zvolit název a kód šablony (1) a nastavit v oblasti Filtr (2) podmínky, které umožní identifikaci faktury. Do filtru je třeba vždy přidat firmu (ta musí být zadaná i v napojeném ERP). Jméno firmy se následně objeví v oblasti Parametry (6). Není-li nastavena firma, šablonu nelze aplikovat.
Dále lze v šabloně nastavit Přiřazení (5) uživateli. Zde je možné nastavit “Nepřiřazeno” – v takovém případě se šablona aplikuje podle podmínek v oblasti Filtr (2) bez ohledu na uživatele. Pokud je nastaven konkrétní uživatel, šablona se aplikuje pouze pro tohoto uživatele.
Oblast Parametry (6) obsahuje údaje o názvu firmy, formátu čísla dokladu a variabilního symbolu.
Zaškrtnutím volby Automaticky aplikovat (3) bude šablona automaticky aplikována na novou přijatou fakturu při splnění definovaných podmínek.
Zaškrtnutím volby Automatický import do ERP (4) bude faktura, která splní definované podmínky, automaticky importována do ERP.
V záložce Položky lze v oblasti Univerzální položka (7) umožnit vytváření položek faktury na základě daňové tabulky. Je možné nastavit stejný název pro všechny sazby nebo jednotlivě pro každou z nich.
Importování faktury do ERP není okamžité. Přehled o fakturách, které jsou právě importovány nebo čekají na import naleznete pod tlačítkem Zobrazit Frontu.
