Přehled existujících scénářů naleznete v menu Nastavení (1), záložka Scénáře (2).
Přehled zahrnuje název scénáře, jeho pořadí (7) a zda je automaticky přiřazován (6). Existující scénáře lze editovat (5) či smazat (4), případně založit nový scénář (3).
Při vytváření nového scénáře zvolte vhodný Název (1).
Pořadí, ve kterém se bude uživatelům scénář zobrazovat, určíte v sekci Zařazení scénáře (2) (3).
Takto vytvořenou definici scénáře uložíte tlačítkem Uložit (4).
Nově nadefinovaný scénář dosud neobsahuje specifické kroky scénáře. V záložce Scénáře (1) najděte vytvořený scénář a pomocí ikonky jej dejte editovat (2)
Nyní lze ke scénáři kromě obecných informací přiřadit i specifické kroky.
V záložce Aktivní workflow seznamy (1) můžete scénář doplnit o controllingové proměnné (3) z připojeného ERP. Dostupné controllingové proměnné zobrazíte přepínačem Výběr aktivních workflow seznamů (2). Po dokončení úprav změny uložíte tlačítkem Uložit (4).
V záložce Automatické přiřazení scénáře (1) lze definovat, za jakých okolností může být daný scénář automaticky přiřazen dané faktuře.
Po zapnutí přepínače Automatické přiřazení scénáře pomocí filtru (2) si zvolte zdroj (3), ze kterého faktura přijde (Email / Datarios) a pomocí jedné nebo více podmínek (4) specifikujte přiřazení faktury. Další podmínku nebo skupinu podmínek přidáte kliknutím na odkaz přidat skupinu podmínek (5).
Zapnutý přepínač Automatické zařazení do zpracování (6) zajistí, že kromě přiřazení scénáře bude faktura také rovnou zařazena do zpracování (tj. spustí se přiřazený scénář).
Veškeré změny nezapomeňte uložit tlačítkem Uložit (7).
V záložce Kroky (1) se definují jednotlivé akce, které má scénář provést. Každý scénář musí obsahovat minimálně jeden krok (2).
Při použití kroku Schvalování dokumentu (1) je třeba vybrat předem vytvořený Scénář schvalování (2).
Scénáře schvalování naleznete v Nastavení (1), záložka Workflow (2), Schvalování (3).
Nový scénář schvalování založíte tlačítkem Nový (4).
Zvolte vhodný název (1) a zařazení scénáře (2). Uložte tlačítkem Uložit (3).
Znovu otevřete právě vytvořený scénář schvalování ikonkou editace (1).
Nyní můžete specifikovat kroky (1) scénáře schvalování. Nový krok přidáte tlačítkem Přidat krok (2).
Zvolte popisný název kroku (1) – při víceúrovňovém schvalování můžete pomocí názvu kroku identifikovat, u kterého schvalovatele se právě čeká na vyjádření.
Stiskněte tlačítko Uložit (2).
Vyberte jednoho či více schvalovatelů (1) a uložte (2).
Pokud potřebujete více úrovní schvalování, klikněte na Přidat krok (3) a přidejte další úroveň / úrovně.
Do kroku Schvalování dokumentu (1) nyní můžete přidat vytvořený scénář schvalování (2) a uložte (3).
U kroku Automatické schvalování (1) vyberte uživatele (2), pod kterým schválení proběhne. Jsou-li využívány controllingové proměnné (3), lze zde volitelně nastavit jejich hodnoty.
Změny uložíte tlačítkem Uložit (4).
U faktur přijatých emailem, u kterých je vytvořena šablona nebo jsou ve formátu ISDOC lze využít krok Vytěžování dokumentu (1), tento krok je obvykle doprovázen dalšími kroky (schvalování, uložení), ale lze jej využít i samostatně.
Změny uložíte tlačítkem Uložit (2).
Krok Uložení dokumentu přes FTP (1) umožní uložení dokumentu na vzdálené úložiště pomocí protokolu FTP. Vyplňte nastavení připojení (2) a otestujte (3) jeho funčnost.
Změny uložíte tlačítkem Uložit (4).
Krok Uložení dokumentu na lokální disk (1) umožní uložení kopie dokumentu na lokální úložiště. Je třeba vyplnit adresáře pro nezpracované (2) a zpracované (3) dokumenty (použijte síťovou cestu, např. \\DatariosData\Nezpracovane). Volitelně je možné zadat zpracování dokumentu automatem (4) podle zdroje faktury (Email / Datarios).
Změny uložíte tlačítkem Uložit (5).
Ruční přiřazení scénáře k faktuře může provést pouze uživatel s oprávněním Workflow – vstupní fronta.
V menu Vstupní fronta (1), záložka Nezpracované (2) klikněte na ikonku Zpracovat (3).
Vyberte scénář (1), který chcete přiřadit a odstartujte jej tlačítkem Spustit scénář (2).
Volitelně můžete vyplnit pole Poznámka a Popis případu.
Vyžaduje-li to definice scénáře, může být vyžadováno vyplnění controllingových proměnných před spuštěním scénáře.
Viz ZDE.
Nový scénář založíte kliknutím na tlačítko Nový (4) v menu Nastavení (1), záložka Workflow (2), Scénáře (3).
Vyplňte název (1) scénáře, jeho zařazení (2) v přehledu scénářů a uložte tlačítkem Uložit (3).
V přehledu scénářů znovu otevřete scénář ikonkou editace (1).
V záložce Kroky (1) klikněte na odkaz přidat krok (2).
Vyberte krok Schvalování dokumentu. Nyní je třeba vytvořit a doplnit scénář schvalování.
V menu Nastavení (1), záložka Workflow (2), Schvalování (3) vytvořte nový scénář. Vyplňte název (4) a zařazení (5). Uložte kliknutím na tlačítko Uložit (6).
Znovu otevřete scénář ikonkou editace.
Klikněte na záložku Kroky.
Klikněte na odkaz Přidat krok.
Zvolte vhodný název schvalovacího kroku (1) a klikněte na tlačítko Uložit (2).
Vyberte alespoň jednoho schvalovatele (1) a klikněte na tlačítko Uložit (2). Za schvalovatele může být vybrán pouze uživatel registrovaný v Datariosu pro danou agendu, který disponuje odpovídajícím oprávněním (Workflow – schvalování).
Schvalování je nyní nastavené, je možné jej vložit do scénáře.
V záložce Scénáře (1) vyberte scénář a v záložce Kroky přidejte Schvalování dokumentu a do pole Scénář (2) zadejte vytvořené schvalování. Klikněte na tlačítko Uložit (3).
Pro víceúrovňové schvalování postupujeme stejně jako u schvalování prostého s tím rozdílem, že vytvoříme více kroků schvalování za sebou. Výsledné schvalování pak můžeme umístit do jednoho nebo více scénářů.
Schvalování postupuje tak, že čeká, dokud některý ze schvalovatelů prvního kroku neschválí dokument. Pak je řada na schvalovatelích z dalšího kroku.
Otevřete si prosté schvalování, které jsme vytvořili v předchozí kapitole (viz ZDE). Přidejte nový krok (1), zvolte vhodný název (2) a klikněte na tlačítko Uložit (3).
Vyberte alespoň jednoho schvalovatele (1) a klikněte na tlačítko Uložit (2).
V menu Nastavení (1), záložka Workflow (2), Scénáře (3) klikněte na tlačítko Nový (4).
Zvolte vhodný název scénáře (1) a jeho zařazení (2) v seznamu scénářů. Klikněte na tlačítko Uložit (3).
Znovu otevřete právě vytvořený scénář ze seznamu scénářů ikonkou editace (1).
Klikněte na záložku Kroky (1).
Klikněte na odkaz Přidat krok (1)
Zadejte cestu pro adresáře zpracovaných a nezpracovaných souborů (1). Volitelně můžete zapnout Zpracovat automatem (2). Klikněte na tlačítko Uložit.
Otevřete scénář s uložením na disk z předchozí kapitoly (viz ZDE).
V záložce Kroky klikněte na odkaz Přidat krok (1) a přidejte krok Vytěžování dokumentu (2). Přesuňte pomocí myši tento krok na začátek scénáře. Klikněte na tlačítko Uložit (3).
Podobně jako v předchozích příkladech přidejte nové kroky odkazem Přidat krok (1) a tažením myší je seřaďte (2) podle potřeby a logiky zamýšleného scénáře (např. schvalování dokumentu by mělo předcházet jeho uložení na lokální disk).
Uložte kliknutím na tlačítko Uložit (3).
